Bảng So Sánh Giá Nhà Cung Cấp, Các Tác Vụ Cơ Bản Trong So Sánh Bảng Tính

Giả sử bạn cần sử dụng Excel để so sánh hiệu suất thực tế của mình với KPIs đặt ra đầu tháng, bạn sẽ sử dụng biểu đồ nào? Nếu bạn còn chưa biết câu trả lời thì cùng Gitiho tìm hiểu biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột lồng nhau trong bài viết hôm nay nhé.

Bạn đang xem: Bảng so sánh giá

Đặc điểm báo cáo thể hiện qua biểu đồ so sánh trong Excel

Mỗi biểu đồ được lựa chọn dựa vào đặc điểm của báo cáo trên Excel. Vậy báo cáo về tình hình thực hiện KPIs chúng ta đang cần chuẩn bị có những đặc điểm gì? Thông thường, dạng báo cáo này có cấu trúc 3 phần:

Chỉ tiêu,đối tượng: Chúng ta cần đánh giá tình hình chođối tượng cụ thể nào?
Số kế hoạch: Chúng ta có bao nhiêu kế hoạch KPIs? Số liệu này thường có sẵn từkhi lập kế hoạch
Số thực tế: Chúng ta đang thực hiện kế hoạch đến đâu? Số liệu này cần được tính toán, tổng hợp lại từ bảng dữ liệu theo dõi chi tiết.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, chúng ta cùng đi tìm hiểu một ví dụ về bảng dữ liệu và kế hoạch dưới đây:

Trong bảng dữ liệu phát sinh là chi tiết các lần bán sản phẩm theo ngày. Bảng báo cáo trên Excel bên phải là nơi ta sẽ thực hiện lập biểu đồ so sánh trong Excel để đối chiếu tiến độ làm việc với KPIs.

Việc đầu tiên chúng ta cần làm là tính toán tổng mỗi loại sản phẩm đã bán ra. Kết hợp với các con số KPIs, chúng ta mới có thể vẽ được biểu đồ so sánh trong Excel.

Vì chúng ta đang thực hiện phép tính tổng có điều kiện là đối tượng tính tổng tương ứng với từng loại sản phẩm, nên chúng ta sử dụng hàm SUMIF.

Cách tính toán như sau:

Tại bảng báo cáo trên Excel bên phải, chúng ta nhập hàm SUMIF vào ô G3:

=SUMIF($A$3:$A$23,E3,$C$3:$C$23)

Sau đó chúng ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để sử dụng tính năng Filldown trong Excel, điền công thức cho các ô còn lại trong cột.

Kết quả thu được như sau:

Cách vẽ biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột lồng nhau

Chèn biểu đồ so sánh trong Excel và nhập dữ liệu báo cáo vào biểu đồ

Bước đầu tiên để vẽ biểu đồ so sánh trong Excel là chèn biểu đồ. Sau đó, chúng ta sẽ nhập dữ liệu từ báo cáo trên Excel vừa tính toán ở phần trên vào biểu đồ.

Để vẽ biểu đồ so sánh trong Excel, chúng ta vào tab Insert > biểu đồ cột > biểu đồ 2D-Column > Clustered Column.

Biểu đồ so sánh trong Excel hiện tại đang là một trang trắng vì Excel chưa xác định dữ liệu cần biểu thị. Do đó, chúng ta sẽ lựa chọn dữ liệu từ báo cáo trên Excel để đưa vào biểu đồ bằng cách vào tab Chart Tools > Design > Select Data.

Hộp thoại Select Data Resource hiện lên. Tại đây chúng ta chọn dữ liệu từ báo cáo trên Excel như sau

Tại mục Legend Entries:

Ta nhấn Add và thêm dữ liệu vào các phần như sau:

Phần KPIs:Series name làô F2 (tên tiêu đề cột KPIs), Series values là vùng dữ liệu của báo cáo trên Excel cho cột kế hoạchtừ F3:F12.Phần thực tế:Series name làô G2 (tên tiêuđề cột Thực tế), Series values là vùng dữ liệu của báo cáo cho cộtthực hiệntừ G3:G12.

Tương tự, tại mục Horizontal (category) Axis Labels, chúng ta nhấn Edit rồi thêm dữ liệu cột "Sản phẩm" từ báo cáo trên Excel. Sau khi đã hoàn tất nhập dữ liệu, biểu đồ so sánh trong Excel của chúng ta như sau:

Thay đổi giao diện biểu đồ so sánh trên Excel

Chúng ta đã tạo được biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột. Tuy nhiên, thay vì để cột Kế hoạch (cột xanh) và cột Thực tế (cột cam) liền nhau, chúng ta muốn 2 cột này lồng vào nhau. Vậy chúng ta cần làm gì?

Đầu tiên, chúng ta ấn vào 1 cột bất kì trong biểu đồ, nhấn chuột phải chọn Change Series Chart Type…

Cửa sổ Change Chart Type xuất hiện. Chúng ta đánh dấu mục Secondary Axis Label cho nhóm cột Thực hiện. Lưu ý chúng ta cần giữ Chart Type của biểu đồ là Clustered Column.

Như vậy, chúng ta đã lồng các nhóm cột vào nhau. Trên biểu đồ so sánh trong Excel sẽ xuất hiện thêm một trục tung bên phải. Ở đây chúng ta nhận thấy có một vân đề: tham số 2 trục tung khác nhau. Như vậy, dữ liệu báo cáo trên Excel được hiển thị sẽ không có ý nghĩa so sánh.

Để giải quyết vấn đề này, ta cần đưa 2 trục về thước đo giống nhau. Các bạn hãy tuân theo nguyên tắc: Điều chỉnh trục đang có số nhỏ hơn. Cách thực hiện như sau:

Chọn trục bên phải (trục nhỏ hơn) và nhấn chuột phải chọn Format Axis.

Cửa sổ Format Axis xuất hiện bên phải màn hình. Chúng ta thay đổi các số đo của trục tọa độ này sao cho tương ứng với trục còn lại: min = 0, max = 120.

Chúng ta thu được kết quả biểu đồ so sánh trong Excel như sau:

Lúc này, dữ liệu từ báo cáo trên Excel đã được thể hiện rõ ràng hơn trong biểu đồ. Để biểu thị sự khác biệt giữa cột KPIs và cột Thực tế, chúng ta thực hiện thêm 1 bước điều chỉnh phần thân biểu đồ để cột Thực tế nhỏ hơn cột KPIs. Chúng ta làm như sau:

Chọn cột KPIs (cột xanh) > Format
Data Series.Cửa sổ Format Data Series xuất hiện. Tại mục Gap
Width thiết lập chiều rộng cột ở mức khoảng 40% (Số càng nhỏ thì thân biểuđồ càng rộng ra).

Như vậy chúng ta thấy phần cột KPIs đã nằm bao quanh bên ngoài phần cột Thực tế.

Những sản phẩm có phần cột Thực tế vượt ra ngoài phạm vi cột KPIs tức là Vượt KPIs.Những sản phẩm có phần cột Thực tế nằm bên trongphạm vi cột KPIs tức là
Chưađạt KPIs.

Tổng kết

Dựa vào báo cáo trên Excel về các chỉ số KPIs và các giao dịch bán hàng phát sinh, chúng ta đã tìm hiểu cách lập biểu đồ so sánh trong Excel để có cái nhìn rõ ràng về tiến độ, hiệu suất công việc.Để học thêm các cách lập biểu đồ phân tích dữ liệu hiệu quả trong Excel, các bạn hãy đón đọc các bài viết trên blog tin học văn phòng Gitiho và đăng kí khóa học:

Excel 2013 Office d&#x
E0;nh cho doanh nghiệp Spreadsheet Compare 2013 So sánh Bảng t&#x
ED;nh 2016 So s&#x
E1;nh Bảng t&#x
ED;nh 2019 So s&#x
E1;nh Bảng t&#x
ED;nh 2021 Xem th&#x
EA;m...Ẩn bớt

Giả sử bạn có hai sổ làm Excel hoặc có thể là hai phiên bản của cùng một sổ làm việc mà bạn muốn so sánh. Hoặc có thể bạn muốn tìm các vấn đề tiềm ẩn, như nhập thủ công (thay vì tính toán) tổng hoặc công thức bị hỏng. Bạn có thể sử dụng vietaus.edu.vn So sánh Bảng tính để chạy báo cáo về những khác biệt và vấn đề mà vietaus.edu.vn tìm thấy.

Quan trọng: So sánh Bảng tính sẵn dùng với Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016, Office Professional Plus 2019 hoặc Ứng dụng vietaus.edu.vn 365 dành cho doanh nghiệp lớn.

Mở So sánh Bảng tính

Trên màn hình Bắt đầu, bấm vào So sánh Bảng tính. Nếu bạn không thấy tùy chọn So sánh Bảng tính, hãy bắt đầu nhập từ So sánh Bảng tính, rồi chọn tùy chọn đó.

Xem thêm: Khám phá 5 khu du lịch sinh thái ở miền tây sẽ khiến bạn nhớ mãi

Ngoài chương trình So sánh Bảng tính, bạn cũng sẽ tìm thấy chương trình đồng hành dành cho Access – vietaus.edu.vn So sánh Cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, cần có Office Professional Plus bản hoặc bản Ứng dụng vietaus.edu.vn 365 dành cho doanh nghiệp lớn.

So sánh hai Excel việc khác nhau

Bấm Trang đầu > so sánh Tệp.

Hộp thoại So sánh Tệp xuất hiện.

Bấm vào biểu tượng thư mục màu lam bên cạnh hộp So sánh để duyệt đến vị trí của phiên bản trước đó của sổ làm việc của bạn. Bên cạnh các tệp được lưu trên máy tính hoặc trên mạng của mình, bạn cũng có thể nhập một địa chỉ web vào site là nơi bạn lưu sổ làm việc.

Bấm vào biểu tượng thư mục màu lục bên cạnh hộp Đến để duyệt đến vị trí của sổ làm việc mà bạn muốn so sánh với phiên bản cũ hơn, rồi bấm OK.

Mẹo:  Bạn có thể so sánh hai tệp có cùng tên nếu chúng được lưu trong các thư mục khác nhau.

Trong ngăn bên trái, chọn các tùy chọn bạn muốn xem trong kết quả so sánh sổ làm việc bằng cách chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn, chẳng hạn như Công thức,Macrohoặc Định dạng Ô. Hoặc chỉ cần Chọn Tất cả.

Bấm OK để chạy so sánh.

Nếu bạn nhận được thông báo "Không thể mở sổ làm việc", điều này có thể có nghĩa là một trong các sổ làm việc được bảo vệ bằng mật khẩu. Bấm OK, rồi nhập mật khẩu của sổ làm việc. Tìm hiểu thêm về cách mật khẩu và So sánh Bảng tính hoạt động cùng nhau.

Kết quả so sánh sẽ xuất hiện trong lưới hai ngăn. Sổ làm việc bên trái tương ứng với tệp "So sánh" (thường cũ hơn) mà bạn đã chọn và sổ làm việc bên phải tương ứng với tệp "Đến" (thường mới hơn). Thông tin chi tiết sẽ xuất hiện trong ngăn bên dưới hai lưới. Các thay đổi được tô sáng bằng màu, tùy vào loại thay đổi.

Hiểu rõ kết quả

Trong lưới song song, trang tính của mỗi tệp được so sánh với trang tính đó trong tệp khác. Nếu có nhiều trang tính, chúng sẽ sẵn dùng bằng cách bấm vào nút tiến và lùi trên thanh cuộn ngang.

Lưu ý: Ngay cả khi trang tính bị ẩn, trang tính vẫn được so sánh và hiển thị trong kết quả.

Những khác biệt được tô sáng bằng màu ô hoặc màu phông chữ, tùy vào kiểu của điểm khác biệt. Ví dụ, các ô có "giá trị nhập vào" (các ô không phải là công thức) sẽ được định dạng bằng màu tô xanh lục trong lưới song song, với phông chữ xanh lục trong ngăn liệt kê kết quả. Ngăn phía dưới bên trái là một chú giải hiển thị ý nghĩa các màu.

Trong ví dụ được trình bày ở đây, kết quả cho Q4 ở phiên bản trước không phải là cuối cùng. Phiên bản mới nhất của sổ làm việc chứa các số cuối cùng trong cột E cho Q4.

Trong kết quả so sánh, các ô E2:E5 trong cả hai phiên bản có màu tô màu lục nghĩa là giá trị đã nhập đã thay đổi. Vì các giá trị đó đã thay đổi nên kết quả được tính toán trong cột YTD cũng thay đổi – các ô F2:F4 và E6:F6 có màu tô xanh lam-lục nghĩa là giá trị được tính đã thay đổi.

Kết quả tính toán trong ô F5 cũng đã thay đổi nhưng lý do quan trọng hơn là trong phiên bản trước, công thức của nó không chính xác (nó chỉ tính tổng B5:D5, bỏ qua giá trị cho Q4). Khi sổ làm việc được cập nhật, công thức trong F5 đã được sửa lại để giờ đây là =SUM(B5:E5).

Nếu các ô quá hẹp để hiển thị nội dung ô, hãy bấm Đổi kích cỡ Ô cho Phù hợp.

Excel bổ trợ Inquire của bạn

Ngoài các tính năng so sánh của So sánh Bảng tính, Excel 2013 có một bổ trợ Inquire, bạn có thể bật tính năng này để sẵn dùng một tab "Inquire". Từ tab Inquire, bạn có thể phân tích một sổ làm việc, xem mối quan hệ giữa các ô, trang tính và các sổ làm việc khác, và loại bỏ định dạng quá mức khỏi một trang tính. Nếu bạn đang mở hai sổ làm Excel mà bạn muốn so sánh, bạn có thể chạy So sánh Bảng tính bằng cách sử dụng lệnh So sánh Tệp.

Nếu bạn không thấy tab Inquire trong Excel, hãy xem Bật bổ trợ Inquire. Để tìm hiểu thêm về các công cụ trong bổ trợ Inquire, hãy xem Bạn có thể làm gì với Chẩn đoán Bảng tính.

Bước tiếp theo

Nếu bạn có "nhiệm vụ quan trọng" Excel sổ làm việc hoặc cơ sở dữ liệu Access trong tổ chức của mình, hãy cân nhắc cài đặt các công cụ quản lý bảng tính và cơ sở dữ liệu của vietaus.edu.vn. vietaus.edu.vn Máy chủ Quản lý Kiểm soát và Kiểm nghiệm cung cấp các tính năng quản lý thay đổi mạnh mẽ cho các tệp Excel và Access, ngoài ra vietaus.edu.vn Phát hiện và Đánh giá Rủi ro Server còn bổ sung các tính năng kiểm kê và phân tích nhằm giúp bạn giảm rủi ro liên quan đến việc sử dụng các công cụ được phát triển bởi người dùng cuối trong Excel và Access.